A sigla vem do inglês Business Process Outsourcing e pode ser traduzida como Terceirização do Processo de Negócio, é a terceirização de um departamento ou de um processo da empresa. Vamos falar das vantagens e cuidados desse tipo de prática. Além de exemplos nos processos de RH, Finanças e Qualidade.
BPO Financeiro, competências requeridas, processo de negócio, prestação de serviço
Indo direto ao ponto, quando há a contratação do BPO, ao invés de optar por consultorias pontuais ou ir atrás de mais mão de obra, a empresa externa reúne todo o know how para executar o dia a dia daquele departamento, além de implementar estratégias mais eficazes conforme a necessidade do seu negócio.
A empresa contratante ou, simplesmente o cliente, opta por terceirizar todos os processos operacionais daquele departamento ou atividades/processos parciais. Por exemplo, no caso do Departamento Financeiro, é possível terceirizar o Contas a Pagar, mas manter seus funcionários no Contas a Receber. Ou uma divisão mais ampla: o Financeiro é terceirizado, mas somente a Controladoria fica nas mãos do cliente. Lembrando que nos departamentos ligados às atividades de finanças, há obrigações contábeis a serem cumpridas e são processos manuais e repetitivos, como os lançamentos de NFs diários, classificações de despesas/gastos, reconciliações, arquivamentos, análises, projeções, além de cálculo de indicadores e treinamentos necessários para manter os funcionários atualizados.
BPO: delegação de demandas secundárias ou burocráticas
Em geral, no modelo do BPO, há a delegação para empresas parceiras daquelas demandas que são secundárias ou burocráticas para o negócio da empresa. Um problema observado, entretanto, é que por manter os formatos de trabalho manuais pré-existentes, a produtividade não é alterada e os índices de entrega são os mesmos. A grande vantagem fica em delegar para alguém que sabe realmente executar da melhor forma aquele processo e agregar tecnologia.
É o caso do escritório de Qualidade ou Sistema de Gestão Integrado. Para um SGQ é possível contratar uma empresa que garanta a manutenção do certificado da ISO9001 ou para um SGI, em que há várias normas (geralmente ISOs 9001, 14001 e 45001) que precisam de verificação e validação constantes de evidências ao longo de 1 ano, até a vinda da empresa certificadora, que vai avaliar se as evidências e processos estão conformes.
Ou do RH, em que há uma legislação pesada por trás dos processos de contratação e desligamento. O RH de empresas com certificação ISO9001 ainda têm que se preocupar com os processos de Clima Organizacional, Gestão de Competências e Integração de Novos Funcionários.
A busca de profissionais qualificados está cada vez mais difícil
Gerenciar a rotina dos processos que não estão ligados diretamente às vendas e a entrega, e pode se tornar um problema, pois, a empresa precisa de funcionários qualificados em todos os departamentos, mas acaba priorizando melhores salários e contratando melhores profissionais para os processos ligados diretamente aos seus produtos/serviços.
Por isso o BPO pode ser uma solução interessante e, muitas vezes mais barata do que manter um departamento inteiro para gerenciar atividades que representam o apoio ao negócio principal.
"O processo é lento, mas desistir não acelera" - IMPROOVA
Primeiro: descubra o que quer terceirizar
O BPO é uma parceria com uma empresa que entende de Finanças ou RH ou Qualidade mais que a empresa cliente, portanto, a questão, no primeiro momento, não é a escolha desse parceiro, mas definir o que quer terceirizar.
Em função do crescimento e de exigências contratuais com clientes, fica claro para o negócio que é preciso "ter mais gente" ou "contratar alguma empresa" que realize determinadas atividades que o pessoal interno não consegue absorver, ou já está sobrecarregado. Por "feeling" os gestores chegam à conclusão que algo precisa ser feito para que o serviço seja realizado.
Outra forma, com a empresa mais estável, é possível identificar as demandas e mapear os processos para identificar quais são as atividades ou o bloco de atividades em que vale a pena terceirizar. Financeiramente, em geral, vale a pena, mas o principal motivo deve ser o aumento da produtividade daquele processo.
O foco da terceirização, além de financeiro, deve ser o aumento da produtividade e há diversos benefícios na terceirização especializada de processos de negócios:
DIMINUIÇÃO DE ERROS
REDUÇÃO DE CUSTOS OPERACIONAIS
MAIOR AGILIDADE DE RESPOSTA DOS PROCESSOS
AUMENTO DA SEGURANÇA NOS DADOS
FÁCIL OBSERVAÇÃO DE CRESCIMENTO
LIBERAÇÃO DE FOCO PARA O CORE DA EMPRESA
E para finalizar: faça uma boa seleção de empresas especializadas em BPO, veja pró e contras das propostas recebidas. Será uma parceria de médio/longo prazo, então, escolha com atenção e monte um contrato em que os itens de entrega estejam claros para ambos.
Quer saber mais sobre BPO, entre em contato conosco, pois temos soluções para a terceirização dos processos FINANCEIRO, RH, QUALIDADE, MEIO AMBIENTE, SAÚDE SEGURANÇA DO TRABALHO, COMPLIANCE e outros.